Karşılaştırılabilir teklifler iyi tanımlanmış bir işle başlar: paylaşmaya değer 12 bilgi

Güncel Birleşik Krallık Sourcing Playbook, açık bir şartnamenin teklif vermeyi düşünen taraflara bilinçli karar verebilmeleri için yeterli bilgi sağlaması gerektiğini belirtir. Ayrıca gereksinimler konusunda ortak bir anlayış olmadığında sunulan fiyatları alıcının maliyet ve hedeflenen sonuç anlayışıyla ilişkilendirmenin zor olduğunu vurgular. [1]

Government Commercial Function bunu daha doğrudan ifade eder: iyi bir şartname, tedarikçilerin ürün veya hizmetleri doğru biçimde maliyetlendirebilmesi için yeterli bilgi içermeli ve böylece alıcı teklifleri aynı temelde karşılaştırabilmelidir. [2]

Aynı zamanda Birleşik Krallık Digital, Data and Technology Playbook çözümün aşırı ayrıntılı biçimde dayatılmasına karşı uyarır. Kullanıcıya, probleme ve hedeflenen sonuca odaklanmayı, tedarikçiye etkili bir gerçekleştirme yöntemi önerme alanı bırakmayı tavsiye eder. [3]

Sonuç "her şeyi mümkün olduğunca ayrıntılı anlatın" değildir. Daha iyi kural şudur:

tüm teklifler için ortak olması gerekenleri kesin anlatın; yetkin bir uzmanın makul biçimde tasarlayabileceği şeyleri değil.

İki profesyonel teklif hiçbir zaman tamamen aynı olmaz ve amaç da bu olmamalıdır.

Karşılaştırılabilirlik, uzmanların genel olarak aynı varsayımlar altında aynı probleme yanıt vermesi demektir.

Bu nedenle yaklaşık olarak aynı bilgileri bilmelidirler:

• amaç,
• kapsam,
• başlangıç durumu,
• beklenen sonuç,
• önemli kısıtlar,
• zaman planı,
• müşterinin sorumlulukları,
• fiyatın nasıl sunulacağı,
• teklifin hangi ölçütlerle değerlendirileceği.

Şu alanlarda ise farklılaşabilirler:

• önerilen yaklaşım,
• iş sırası,
• yöntem,
• ekip yapısı,
• araçlar,
• aşamalara bölme,
• riski azaltma yöntemi.

Bu farklılıklar çoğu zaman değerlidir ve görünür kalmalıdır.

Özellik listesinden değil, problemden başlayın.

Şunun yerine:

"Gösterge paneli, bildirimler ve raporlar içeren bir uygulamaya ihtiyacım var."

şunu deneyin:

"Şu anda beş kişi süreci elektronik tablolar ve e-posta üzerinden yönetiyor. Bir işin güncel durumunu, kimin sorumlu olduğunu ve sırada ne olduğunu görmek zor. Elle takip işini azaltmak ve güncel durumu tek yerde görmek istiyoruz."

İkinci açıklama henüz hangi uygulamanın yapılacağını belirlemez.

Ancak uzmanın projenin neden var olduğunu anlamasını sağlar.

Sonuç odaklı hizmetlere ilişkin Federal Acquisition Regulation, işi esas olarak çalışma yönteminden veya sağlanacak saat sayısından ziyade gerekli sonuçlar üzerinden tanımlamayı önerir. Asgari hedef açıklaması; amaç, kapsam, arka plan, gerekli sonuçlar ve operasyonel kısıtlar gibi unsurları içerir. [4]

Bu nedenle iş bittiğinde neyin mümkün olması gerektiğini yazın.

Örneğin:

• kullanıcı belirli bir süreci kendi başına tamamlayabilir,
• ekip tüm işlerin güncel durumunu görebilir,
• müşteri öncelikleri içeren bir analiz alır,
• sistem yeni bir ortama taşınır ve kararlaştırılan ölçütlere göre çalışır,
• hazırlanan materyal belirli bir kanalda yayımlanmaya hazırdır.

Sonuç, iki tarafın da işin yönünü anlayacağı kadar somut olmalıdır.

Ancak pazar, kullanıcı davranışı veya sağlayıcının kontrolü dışındaki başka faktörlere bağlı ticari bir sonucu garanti etmek zorunda değildir.

Aynı nihai ihtiyaç, nereden başladığınıza göre çok farklı çalışma gerektirebilir.

Şunları belirtmek yararlıdır:

• hâlihazırda nelerin var olduğu,
• nelerin çalıştığı ve korunması gerektiği,
• nelerin çalışmadığı,
• kaynak dosyaların bulunup bulunmadığı,
• belgelendirmenin olup olmadığı,
• veri taşınması gerekip gerekmediği,
• mevcut bir sistem üzerinde çalışılması gerekip gerekmediği,
• hangi materyallerin hazır olduğu.

"Yeni bir web sitesi" sıfırdan geliştirme de olabilir, içerikleri, adresleri, analitik ölçümleri, bağlantıları ve verileri koruyarak mevcut bir sitenin yeniden yapılması da.

Son görünüm benzer olsa bile bunlar farklı işlerdir.

Kapsam, uzmanları problemin hangi bölümlerini fiyatlandırmaları gerektiğini tahmin etmek zorunda bırakmamalıdır.

Örneğin:

Kapsamda:

• mevcut çözümün analizi,
• yeni ekranların tasarımı,
• uygulama,
• belirlenmiş bir veri bölümünün taşınması.

Kapsam dışında:

• yeni içerik oluşturma,
• lisans satın alma,
• ilk aydan sonraki bakım,
• ödeme sisteminin yeniden kurulması.

Dünya Bankası'nın örnek Terms of Reference belgesi, danışmanlık hizmetlerine ilişkin gereksinim ve beklentilerin açıkça ifade edilmesi ve somut projeye uyarlanması gerektiğini vurgular. [5]

Sınırlar, özellikle iki iş doğal olarak ilişkili olduğunda ve birinin diğerini içerdiği kolayca varsayılabildiğinde önemlidir.

Belirli materyal veya çıktılar bekliyorsanız adlarını açıkça yazın.

Örneğin:

• çalışan çözüm,
• kaynak dosyalar,
• rapor,
• dokümantasyon,
• görsel tasarım,
• materyal seti,
• ortam yapılandırması,
• eğitim,
• kayıt,
• kod ve erişimlerin devri.

"Tasarım", "analiz" veya "uygulama" gibi kelimeler farklı biçimlerde yorumlanabilir.

Ana teslim unsurlarının ortak bir listesi, bir teklifin diğerinden çok daha fazlasını içerdiği ancak farkın benzer bir hizmet adı altında gizlendiği durumları önlemeye yardımcı olur.

Her kısıt teknik bir ayrıntı değildir.

Önemli olabilecek örnekler:

• zorunlu sistem veya ortam,
• belirli bir hizmetle zorunlu bağlantı,
• erişilebilirlik gereksinimleri,
• sektörel düzenlemeler,
• veri saklama kısıtları,
• mevcut altyapının korunması zorunluluğu,
• belirli cihazlar veya tarayıcılar,
• belirli saatlerde çalışma,
• verilere erişim kısıtları.

FAR hedef açıklamasında operasyonel kısıtları açıkça içerir; Birleşik Krallık Digital, Data and Technology Playbook ise gerçek bir kısıt yoksa çözümün baştan dayatılmaması gerektiğini gösterir. [4] [3]

Yararlı kural:

uzmanın değiştiremeyeceği şeyi belirtin, ancak sadece belirli bir çözüme alışkın olduğunuz için yeni bir kısıt uydurmayın.

Uzman, teklifini hangi iş birliği düzeyine dayandırabileceğini bilmelidir.

Şunları sağlayıp sağlamayacağınızı belirtin:

• karar verecek kişi,
• sistem erişimleri,
• mevcut materyaller,
• veriler,
• test hesapları,
• ekipten bilgi,
• kullanıcılara erişim,
• içerikler,
• düzenli toplantılar,
• belirli süre içinde yanıtlar.

Henüz ne sağlayabileceğinizi bilmiyorsanız bunu söylemek de yararlıdır.

Veri, materyal veya kişilere erişim eksikliği yöntemi, maliyeti ve süreyi değiştirebilir. Bu küçük bir idari ayrıntı değil, teklifin dayandığı koşulların bir parçasıdır.

Her tarih aynı anlamı taşımaz.

Şunları ayırın:

• tercih edilen başlangıç tarihi,
• kesin son tarih,
• dış bir etkinliğe bağlı tarih,
• yaklaşık tarih,
• belirli sırada gerçekleşmesi gereken aşamalar.

Bir son tarih gerçekten değiştirilemiyorsa nedenini açıklayın.

Esnekse bunu da yazın.

Böylece uzman her tarihi mutlak gereklilik saymak yerine farklı bir kapsam, sıra veya aşamalı teslim önerebilir.

Müşterinin her zaman tam bütçesini açıklaması gerektiğini söyleyen tek bir kural yoktur.

Duruma göre şunlardan birini paylaşabilirsiniz:

• azami bütçe,
• bütçe aralığı,
• ilk aşama bütçesi,
• önce kapsam önerisi, sonra fiyat istediğinize dair bilgi,
• beklenen fiyat kırılımı.

Karşılaştırma açısından en önemli nokta, uzmanların maliyeti benzer bir yapıda sunmasıdır.

Örneğin:

"Analiz, tasarım, uygulama ve aylık bakım fiyatını ayrı ayrı gösterin. Fiyata dahil olmayan dış hizmet maliyetlerini de belirtin."

Bu yapı, her biri farklı şeyler içeren dört ayrı toplam tutardan çok daha kolay karşılaştırılır.

Belirsizlik, yazılmadığı için ortadan kalkmaz.

Şunları bilmiyorsanız açıkça söyleyin:

• ne kadar veri taşınacağı,
• dış arayüzün gerekli işlemi destekleyip desteklemediği,
• tüm içeriklerin hazır olup olmayacağı,
• mevcut kodun makul biçimde geliştirilebilir olup olmadığı,
• gerekli onayın zamanında gelip gelmeyeceği.

GAO'nun güvenilir maliyet tahmini rehberi açık varsayımların ve risk ile belirsizlik analizinin önemini vurgular. [6]

İyi bir uzman daha sonra:

• pay bırakabilir,
• keşif aşaması önerebilir,
• seçenekleri ayrı fiyatlandırabilir,
• fiyatı değiştirecek koşulu belirtebilir,
• henüz dürüstçe ulaşılamayacak bir kesinlik düzeyini taklit etmeyi reddedebilir.

Açık bir bilinmeyen, gizli bir varsayımdan daha iyidir.

Karar verirken neyin önemli olacağını zaten biliyorsanız teklif hazırlanırken bunu söyleyin.

Şunları değerlendirebilirsiniz:

• önerilen yaklaşımın uygunluğu,
• benzer sorunlardaki deneyim,
• önceki işlere ait kanıtların kalitesi,
• zaman planının gerçekçiliği,
• uygunluk ve müsaitlik,
• risk yönetimi yaklaşımı,
• projede gerçekten çalışacak kişilerin yetkinlikleri,
• fiyat,
• bakım maliyeti,
• iletişim kalitesi.

Dünya Bankası'nın güncel Rated Criteria rehberi, fiyat dışı ölçütlerin yöntem ve iş planının kalitesi, risk yönetimi, performans ve kapasite ile kilit personel gibi konuları içerebileceğini belirtir. Ölçütler ilgili alıma göre uyarlanır ve göreli önemlerine göre ağırlıklandırılır. [7]

Bu, küçük bir işin resmî puanlama gerektirdiği anlamına gelmez.

Talebi göndermeden önce şu soruyu yanıtlamak yeterlidir:

"Fiyat dışında hangi özellik bir teklifi benim için diğerinden daha iyi yapar?"

Teklifleri gerçekten karşılaştırmak istiyorsanız herkesin aynı temel soruları yanıtlamasını isteyin.

Örneğin:

1. Problemi ve beklenen sonucu nasıl anlıyorsunuz?
2. Hangi yaklaşımı öneriyorsunuz?
3. Teklifiniz tam olarak neleri içeriyor?
4. Neler kapsam dışında?
5. Hangi varsayımları yapıyorsunuz?
6. Zaman planı nedir?
7. Müşteriden neye ihtiyacınız var?
8. Ana riskler nelerdir?
9. Fiyat nedir ve tam olarak neleri içerir?
10. Bu iş için hangi benzer deneyim veya çalışma kanıtı önemlidir?

Kamu alımlarında yanıtların, ölçütlerin ve fiyat sunum biçiminin ortaklaştırılması, teklifleri ortak temelde değerlendirebilmek için kullanılır. Government Commercial Function, doğru maliyetlendirme ve aynı temelde karşılaştırma için yeterli bilgi verilmesi gerektiğini vurgular. [2]

Ortak biçim uzmanlar arasındaki farkları silmemelidir. Bu farkları aynı yerlerde görünür kılmalıdır.

Bu, talebin amacına bağlıdır.

Bütçeyi paylaşmak şu durumlarda yardımcı olabilir:

• kapsam mevcut kaynağa göre uyarlanabiliyorsa,
• belirli bir üst sınır içinde en iyi seçeneğin önerilmesini istiyorsanız,
• mali gerçekliğe uymayan teklifleri hızla elemek istiyorsanız.

Tam bütçeyi paylaşmamak şu durumlarda mantıklı olabilir:

• önce uygun kapsam konusunda bağımsız bir görüş istiyorsanız,
• gerçekçi maliyeti henüz bilmiyorsanız,
• farklı çözüm modellerini karşılaştırıyorsanız,
• süreç farklı bir fiyat toplama yöntemi gerektiriyorsa.

En kötü durum mutlaka bütçe vermemek değildir. Asıl sorun ne tür bir fiyat yanıtı beklediğinizi belirtmemektir.

Uzman; tek toplam, aralık, alternatifler, aşama bazlı fiyat veya daha kesin tahmin için gereken varsayımlardan hangisini sunacağını bilmelidir.

İyi bir iş tanımı her soruyu yanıtlamak zorunda değildir.

Dürüstçe şöyle diyebilir:

• "Mevcut sistemin güvenle genişletilip genişletilemeyeceğini henüz bilmiyoruz.",
• "Taşınması gereken kayıtların tam sayısını bilmiyoruz.",
• "İkinci dil sürümünün ilk aşamada yer alıp almayacağına karar vermedik.",
• "En iyi seçeneği belirlemek için yardıma ihtiyacımız var."

Bu değerli bilgidir.

Belirsizlik teklifin hazırlanma biçimini etkilemelidir; belgeden kaybolmamalıdır.

Bazı durumlarda ilk en iyi hizmet tam uygulama değil, karar, daha kesin kapsam veya daha güvenilir tahminle sonuçlanan kısa bir keşif aşaması olabilir.

1. Her uzmana farklı bilgi vermek.

2. Problemi ve amacı açıklamadan özellik listesi göndermek.

3. Hâlihazırda nelerin var olduğunu belirtmemek.

4. Daha sonra uygulama yöntemini değiştiren kısıtları gizlemek.

5. Neleri içermesi gerektiğini söylemeden tek bir nihai fiyat istemek.

6. Teklifleri, önceden kendiniz için belirlemediğiniz ölçütlerle değerlendirmek.

7. Problemi ayrıntılı anlatmakla çözümü ayrıntılı biçimde dayatmayı birbirine karıştırmak.

1. Sadece düşündüğüm çözümü değil, problemi açıkça anlattım mı?
2. Ulaşmak istediğim sonuç belli mi?
3. Uzman mevcut durumu anlıyor mu?
4. Nelerin korunması gerektiği açık mı?
5. İlk kapsamın sınırları açık mı?
6. Ana teslim unsurlarını belirttim mi?
7. Gerçek kısıtları yazdım mı?
8. Kendi tarafımdan ne sağlayacağım açık mı?
9. Zaman planını esnekliğiyle birlikte anlattım mı?
10. Fiyat sunum biçimi teklifleri karşılaştırmaya izin veriyor mu?
11. En önemli bilinmeyenleri açıkça belirttim mi?
12. Fiyat dışında neye göre seçim yapacağımı biliyor muyum?
13. Tüm uzmanlar benzer soruları yanıtlayacak mı?
14. Kendi düşündüğümden daha iyi bir çözüme yer bıraktım mı?

İyi bir iş tanımının görünüşte birbiriyle yarışan iki amacı vardır.

Birden fazla uzmanın aynı problemi fiyatlandırabilmesi için yeterince somut olmalıdır.

Aynı zamanda her birinin kendi, belki daha iyi yaklaşımını önerebilmesi için yeterince açık kalmalıdır.

Yararlı sıra:

problem -> sonuç -> mevcut durum -> kapsam -> teslim unsurları -> kısıtlar -> müşteri sorumlulukları -> zaman planı -> fiyat sunum biçimi -> bilinmeyenler ve riskler -> seçim ölçütleri -> ortak yanıt biçimi.

Teklifler geldiğinde birinin tüm projeyi, diğerinin sadece analizi, üçüncünün ise ek bağlantıları fiyatlandırdığını görüyorsanız sorun fiyatlarda olmayabilir.

Herkese aynı metin gönderilmiş olsa bile her biri aslında farklı bir iş talebi almış olabilir.

[1] UK Government - The Sourcing Playbook
Kaynağı aç

[2] Government Commercial Function - How to write a procurement specification
Kaynağı aç

[3] UK Government - The Digital, Data and Technology Playbook
Kaynağı aç

[4] U.S. Federal Acquisition Regulation - Subpart 37.6, Performance-Based Acquisition
Kaynağı aç

[5] World Bank - Sample Consultants Terms of Reference
Kaynağı aç

[6] U.S. Government Accountability Office - Cost Estimating and Assessment Guide, GAO-20-195G
Kaynağı aç

[7] World Bank - Rated Criteria
Kaynağı aç

Metodoloji notu: kaynaklar çoğunlukla kamu alımları ve maliyet yönetimi bağlamındadır. Özel uzman pazarına doğrudan uygulanacak kurallar olarak sunulmaz. Makale yalnızca gerçekten desteklenen ilkeleri kullanır: gereksinimlerin açıklığı, sonuç odaklılık, açık varsayım ve riskler, karşılaştırılabilir fiyat bilgisi ve yalnızca fiyat dışındaki kalite ölçütleriyle değerlendirme.