Vergleichbare Angebote beginnen mit einer klaren Auftragsbeschreibung: 12 wichtige Informationen

Das aktuelle britische Sourcing Playbook erklärt, dass eine klare Spezifikation Bietern genügend Informationen geben soll, um fundiert entscheiden zu können, ob sie ein Angebot abgeben möchten. Ohne ein gemeinsames Verständnis der Anforderungen ist es außerdem schwierig, angebotene Preise mit den erwarteten Kosten und Ergebnissen des Auftraggebers in Beziehung zu setzen. [1]

Die Government Commercial Function formuliert es noch direkter: Eine gute Spezifikation soll genügend Informationen enthalten, damit Anbieter Waren oder Dienstleistungen korrekt kalkulieren können und Angebote auf vergleichbarer Grundlage bewertet werden können. [2]

Gleichzeitig warnt das britische Digital, Data and Technology Playbook vor einer Über-Spezifizierung der Lösung. Es empfiehlt, Nutzer, Problem und gewünschtes Ergebnis in den Mittelpunkt zu stellen und Anbietern Spielraum für einen wirksamen Lösungsweg zu lassen. [3]

Die Schlussfolgerung lautet also nicht "alles so detailliert wie möglich beschreiben". Eine bessere Regel ist:

Beschreiben Sie genau das, was für alle Angebote gemeinsam sein muss, nicht das, was ein kompetenter Spezialist sinnvoll selbst gestalten kann.

Zwei professionelle Vorschläge werden nie identisch sein, und das sollte auch nicht das Ziel sein.

Vergleichbarkeit bedeutet vielmehr, dass Spezialisten auf dasselbe Problem unter weitgehend ähnlichen Annahmen reagieren.

Sie sollten daher ungefähr dasselbe Verständnis haben von:

• Ziel,
• Umfang,
• Ausgangslage,
• erwartetem Ergebnis,
• wichtigen Einschränkungen,
• Zeitplan,
• Pflichten des Kunden,
• gewünschter Preisstruktur,
• Kriterien für die Bewertung des Angebots.

Unterschiedlich sein dürfen dagegen zum Beispiel:

• vorgeschlagener Ansatz,
• Reihenfolge der Tätigkeiten,
• Methode,
• Teamzusammensetzung,
• Werkzeuge,
• Aufteilung in Phasen,
• Umgang mit Risiken.

Gerade diese Unterschiede können wertvoll sein und sollten sichtbar bleiben.

Beginnen Sie mit dem Problem, nicht mit einer Funktionsliste.

Statt:

"Ich brauche eine Anwendung mit Dashboard, Benachrichtigungen und Berichten."

besser:

"Fünf Personen verwalten den Prozess derzeit in Tabellen und E-Mails. Es ist schwierig, den aktuellen Status eines Vorgangs, die zuständige Person und den nächsten Schritt zu erkennen. Wir möchten die manuelle Nachverfolgung reduzieren und einen zentralen Ort mit aktuellem Status schaffen."

Die zweite Beschreibung entscheidet noch nicht, welche Anwendung gebaut werden soll.

Sie hilft dem Spezialisten aber zu verstehen, warum das Projekt überhaupt existiert.

Die Federal Acquisition Regulation für ergebnisorientierte Dienstleistungen empfiehlt, Arbeit vor allem anhand der benötigten Ergebnisse zu beschreiben und nicht anhand der Ausführungsmethode oder der Stundenzahl. Eine minimale Zielbeschreibung umfasst unter anderem Zweck, Umfang, Hintergrund, benötigte Ergebnisse und betriebliche Einschränkungen. [4]

Beschreiben Sie deshalb, was nach Abschluss der Arbeit möglich sein soll.

Zum Beispiel:

• ein Nutzer kann einen definierten Vorgang selbstständig abschließen,
• das Team kann den aktuellen Status aller Vorgänge einsehen,
• der Kunde erhält eine Analyse mit Prioritäten,
• das System wird in eine neue Umgebung übertragen und funktioniert nach vereinbarten Kriterien,
• das vorbereitete Material ist für einen bestimmten Kanal veröffentlichungsbereit.

Das Ergebnis sollte konkret genug sein, damit beide Seiten die Richtung der Arbeit verstehen.

Es muss jedoch keine Garantie für ein Geschäftsergebnis sein, das vom Markt, Nutzerverhalten oder anderen Faktoren außerhalb der Kontrolle des Anbieters abhängt.

Dasselbe Ziel kann je nach Ausgangslage sehr unterschiedlichen Aufwand erfordern.

Hilfreich sind Angaben dazu:

• was bereits vorhanden ist,
• was funktioniert und erhalten bleiben soll,
• was nicht funktioniert,
• ob Quelldateien existieren,
• ob Dokumentation vorhanden ist,
• ob Daten migriert werden müssen,
• ob auf einem bestehenden System gearbeitet werden muss,
• welche Materialien bereits fertig sind.

"Eine neue Website" kann einen vollständigen Neubau bedeuten oder den Umbau einer bestehenden Website unter Beibehaltung von Inhalten, Adressen, Analytik, Integrationen und Daten.

Das sind unterschiedliche Arbeiten, auch wenn das sichtbare Endergebnis ähnlich aussehen kann.

Der Umfang sollte Spezialisten nicht dazu zwingen zu raten, welche Teile des Problems sie kalkulieren sollen.

Zum Beispiel:

Im Umfang:

• Analyse der bestehenden Lösung,
• Gestaltung neuer Ansichten,
• Umsetzung,
• Migration eines definierten Teils der Daten.

Außerhalb des Umfangs:

• Erstellung neuer Inhalte,
• Kauf von Lizenzen,
• Wartung nach dem ersten Monat,
• Umbau des Zahlungssystems.

Die Beispiel-Terms-of-Reference der Weltbank betonen, dass Anforderungen und Erwartungen an Beratungsleistungen klar formuliert und an das konkrete Projekt angepasst werden sollten. [5]

Grenzen sind besonders wichtig, wenn zwei Aufgaben natürlich zusammenhängen und leicht angenommen werden könnte, dass eine die andere einschließt.

Wenn Sie bestimmte Materialien oder Ergebnisse erwarten, benennen Sie diese.

Dazu können gehören:

• eine funktionierende Lösung,
• Quelldateien,
• ein Bericht,
• Dokumentation,
• ein visuelles Design,
• ein Materialpaket,
• eine konfigurierte Umgebung,
• eine Schulung,
• eine Aufzeichnung,
• Übergabe von Code und Zugängen.

Begriffe wie "Design", "Analyse" oder "Umsetzung" können unterschiedlich verstanden werden.

Eine gemeinsame Liste der wichtigsten Lieferergebnisse verhindert, dass ein Angebot erheblich mehr enthält als ein anderes, der Unterschied aber hinter ähnlichen Leistungsbezeichnungen verborgen bleibt.

Nicht jede Einschränkung ist ein technisches Detail.

Relevant können zum Beispiel sein:

• ein vorgeschriebenes System oder eine Umgebung,
• notwendige Integration mit einem bestimmten Dienst,
• Anforderungen an Barrierefreiheit,
• branchenspezifische Vorschriften,
• Vorgaben zur Datenspeicherung,
• Erhalt bestehender Infrastruktur,
• bestimmte Geräte oder Browser,
• Arbeit in definierten Zeitfenstern,
• eingeschränkter Datenzugang.

Die FAR berücksichtigt betriebliche Einschränkungen ausdrücklich in der Zielbeschreibung. Gleichzeitig zeigt das britische Digital, Data and Technology Playbook, warum keine Lösung vorgeschrieben werden sollte, wenn keine echte Einschränkung besteht. [4] [3]

Eine gute Regel lautet:

Benennen Sie, was der Spezialist nicht verändern kann, aber erfinden Sie keine Einschränkung nur deshalb, weil Sie an eine bestimmte Lösung gewöhnt sind.

Der Spezialist sollte wissen, auf welchem Maß an Zusammenarbeit sein Angebot aufbauen kann.

Geben Sie an, ob Sie bereitstellen:

• eine entscheidungsbefugte Person,
• Systemzugänge,
• bestehende Materialien,
• Daten,
• Testkonten,
• Informationen aus dem Team,
• Zugang zu Nutzern,
• Inhalte,
• regelmäßige Besprechungen,
• Antworten innerhalb eines definierten Zeitraums.

Wenn Sie noch nicht wissen, was Sie bereitstellen können, ist auch das eine wichtige Information.

Fehlender Zugang zu Daten, Materialien oder Personen kann Methode, Kosten und Termin verändern. Das ist kein kleines Verwaltungsthema, sondern Teil der Bedingungen, auf denen das Angebot beruht.

Nicht jedes Datum hat denselben Charakter.

Unterscheiden Sie zwischen:

• gewünschtem Starttermin,
• unverrückbarer Frist,
• einem Datum aufgrund eines externen Ereignisses,
• einem Richttermin,
• Phasen, die in bestimmter Reihenfolge stattfinden müssen.

Wenn eine Frist wirklich nicht verschoben werden kann, erklären Sie warum.

Wenn sie flexibel ist, sagen Sie das ebenfalls.

So kann der Spezialist einen anderen Umfang, eine andere Reihenfolge oder eine schrittweise Umsetzung vorschlagen, statt jedes Datum als absolute Anforderung zu behandeln.

Es gibt keine allgemeine Regel, nach der ein Kunde immer das vollständige Budget offenlegen muss.

Je nach Situation können Sie nennen:

• ein Maximalbudget,
• einen Budgetrahmen,
• ein Budget für die erste Phase,
• dass zunächst ein Umfangsvorschlag und erst danach ein Preis erwartet wird,
• die gewünschte Struktur der Preisaufteilung.

Für den Vergleich ist entscheidend, dass Spezialisten die Kosten in ähnlicher Struktur darstellen.

Zum Beispiel:

"Nennen Sie den Preis getrennt für Analyse, Design, Umsetzung und monatliche Wartung. Führen Sie außerdem externe Kosten auf, die nicht enthalten sind."

Das lässt sich wesentlich besser vergleichen als vier Gesamtsummen, die jeweils unterschiedliche Leistungen enthalten.

Unsicherheit verschwindet nicht dadurch, dass sie nicht aufgeschrieben wird.

Wenn Sie nicht wissen:

• wie viele Daten migriert werden müssen,
• ob eine externe Schnittstelle den benötigten Vorgang unterstützt,
• ob alle Inhalte rechtzeitig fertig werden,
• ob der bestehende Code sinnvoll weiterentwickelt werden kann,
• ob eine erforderliche Genehmigung rechtzeitig vorliegt,

dann sagen Sie das.

Der GAO-Leitfaden für verlässliche Kostenschätzungen betont die Bedeutung transparenter Annahmen sowie von Risiko- und Unsicherheitsanalysen. [6]

Ein guter Spezialist kann dann:

• eine Reserve einplanen,
• eine Erkundungsphase vorschlagen,
• Varianten kalkulieren,
• Bedingungen nennen, die den Preis verändern,
• auf eine vorgetäuschte Genauigkeit verzichten, die zu diesem Zeitpunkt nicht ehrlich erreichbar ist.

Eine offen benannte Unbekannte ist besser als eine versteckte Annahme.

Wenn Sie bereits wissen, was für die Auswahl wichtig sein wird, teilen Sie es vor der Angebotserstellung mit.

Sie können zum Beispiel bewerten:

• Eignung des vorgeschlagenen Ansatzes,
• Erfahrung mit ähnlichen Problemen,
• Qualität von Nachweisen früherer Arbeit,
• Realismus des Zeitplans,
• Verfügbarkeit,
• Umgang mit Risiken,
• Kompetenzen der Personen, die tatsächlich am Projekt arbeiten,
• Preis,
• Wartungskosten,
• Qualität der Kommunikation.

Die aktuelle Weltbank-Guidance zu Rated Criteria nennt als mögliche Nicht-Preis-Kriterien unter anderem Qualität von Methodik und Arbeitsplan, Risikomanagement, Leistungsfähigkeit und Schlüsselpersonal. Die Kriterien werden an das konkrete Vorhaben angepasst und nach ihrer Bedeutung gewichtet. [7]

Ein kleiner Auftrag braucht deshalb keine formale Punktwertung.

Es reicht, vor dem Versand beantworten zu können:

"Was würde außer dem Preis ein Angebot für mich besser machen als ein anderes?"

Wenn Sie Angebote wirklich vergleichen möchten, bitten Sie alle um Antworten auf denselben grundlegenden Fragenkatalog.

Zum Beispiel:

1. Wie verstehen Sie das Problem und das erwartete Ergebnis?
2. Welchen Ansatz schlagen Sie vor?
3. Was genau enthält Ihr Angebot?
4. Was ist ausgeschlossen?
5. Welche Annahmen treffen Sie?
6. Wie sieht der Zeitplan aus?
7. Was benötigen Sie vom Kunden?
8. Welche Hauptrisiken sehen Sie?
9. Wie hoch ist der Preis und was umfasst er genau?
10. Welche vergleichbare Erfahrung oder welche Arbeitsnachweise sind für diesen Auftrag relevant?

In der öffentlichen Beschaffung werden Antworten, Kriterien und Preisformate standardisiert, damit Angebote auf gemeinsamer Grundlage bewertet werden können. Die Government Commercial Function betont, dass genügend Informationen für eine korrekte Kalkulation und einen Vergleich auf gleicher Basis bereitgestellt werden müssen. [2]

Ein gemeinsames Format soll Unterschiede zwischen Spezialisten nicht beseitigen. Es soll nur dafür sorgen, dass diese Unterschiede an denselben Stellen sichtbar werden.

Das hängt vom Zweck der Anfrage ab.

Ein Budget zu nennen kann helfen, wenn:

• der Umfang an die verfügbaren Mittel angepasst werden kann,
• Sie eine Empfehlung für die beste Variante innerhalb einer Grenze möchten,
• Sie Vorschläge, die finanziell nicht zum Projekt passen, schnell ausschließen möchten.

Das vollständige Budget nicht zu nennen kann sinnvoll sein, wenn:

• Sie zunächst eine unabhängige Einschätzung des angemessenen Umfangs möchten,
• Sie die realistischen Kosten noch nicht kennen,
• Sie verschiedene Lösungsmodelle vergleichen,
• der Prozess eine andere Form der Preisabfrage verlangt.

Problematischer als ein fehlendes Budget ist oft, nicht zu erklären, welche Art von Preisangabe Sie erwarten.

Der Spezialist sollte wissen, ob er eine Gesamtsumme, eine Spanne, Varianten, Phasenpreise oder Annahmen für eine genauere Schätzung nennen soll.

Eine gute Auftragsbeschreibung muss nicht auf jede Frage eine Antwort haben.

Sie kann ehrlich sagen:

• "Wir wissen noch nicht, ob das bestehende System sicher erweitert werden kann.",
• "Wir kennen die genaue Zahl der zu migrierenden Datensätze noch nicht.",
• "Wir haben noch nicht entschieden, ob die zweite Sprachversion in die erste Phase gehört.",
• "Wir brauchen Unterstützung bei der Wahl der besten Variante."

Das ist wertvolle Information.

Unsicherheit sollte beeinflussen, wie das Angebot vorbereitet wird, nicht aus der Beschreibung verschwinden.

In manchen Situationen ist die beste erste Dienstleistung nicht die vollständige Umsetzung, sondern eine kurze Erkundungsphase, die mit einer Entscheidung, einem präziseren Umfang oder einer belastbareren Schätzung endet.

1. Jedem Spezialisten andere Informationen geben.

2. Funktionen auflisten, ohne Problem und Ziel zu erklären.

3. Nicht beschreiben, was bereits vorhanden ist.

4. Einschränkungen verschweigen, die später die Umsetzung verändern.

5. Eine einzige Endsumme verlangen, ohne zu erklären, was enthalten sein soll.

6. Angebote anhand von Kriterien bewerten, die Sie selbst vorher nicht festgelegt haben.

7. Eine detaillierte Problembeschreibung mit einer detaillierten Vorgabe der Lösung verwechseln.

1. Habe ich das Problem klar beschrieben und nicht nur meine gedachte Lösung?
2. Ist das gewünschte Ergebnis klar?
3. Versteht der Spezialist die aktuelle Situation?
4. Ist klar, was erhalten bleiben muss?
5. Sind die Grenzen der ersten Phase klar?
6. Habe ich die wichtigsten Lieferergebnisse benannt?
7. Habe ich echte Einschränkungen genannt?
8. Ist klar, was ich auf meiner Seite bereitstelle?
9. Ist der Zeitplan samt Flexibilität beschrieben?
10. Ermöglicht das Preisformat einen Vergleich der Angebote?
11. Habe ich die wichtigsten Unbekannten offen genannt?
12. Weiß ich, was ich außer dem Preis bewerten werde?
13. Beantworten alle Spezialisten einen ähnlichen Fragenkatalog?
14. Habe ich Raum für eine bessere Lösung gelassen als die, die ich selbst im Kopf hatte?

Eine gute Auftragsbeschreibung verfolgt zwei scheinbar gegensätzliche Ziele.

Sie sollte konkret genug sein, damit mehrere Spezialisten dasselbe Problem kalkulieren.

Gleichzeitig sollte sie offen genug sein, damit jeder einen eigenen, möglicherweise besseren Ansatz vorschlagen kann.

Eine sinnvolle Reihenfolge ist:

Problem -> Ergebnis -> aktueller Zustand -> Umfang -> Lieferergebnisse -> Einschränkungen -> Pflichten des Kunden -> Zeitplan -> Preisformat -> Unbekannte und Risiken -> Auswahlkriterien -> gemeinsames Antwortformat.

Wenn Sie nach Erhalt der Angebote feststellen, dass eine Person das ganze Projekt, eine andere nur die Analyse und eine dritte zusätzliche Integrationen kalkuliert hat, liegt das Problem nicht unbedingt in den Preisen.

Vielleicht hat jede Person einen anderen Auftrag erhalten, obwohl alle denselben Text bekommen haben.

[1] UK Government - The Sourcing Playbook
Quelle öffnen

[2] Government Commercial Function - How to write a procurement specification
Quelle öffnen

[3] UK Government - The Digital, Data and Technology Playbook
Quelle öffnen

[4] U.S. Federal Acquisition Regulation - Subpart 37.6, Performance-Based Acquisition
Quelle öffnen

[5] World Bank - Sample Consultants Terms of Reference
Quelle öffnen

[6] U.S. Government Accountability Office - Cost Estimating and Assessment Guide, GAO-20-195G
Quelle öffnen

[7] World Bank - Rated Criteria
Quelle öffnen

Methodischer Hinweis: Die Quellen stammen hauptsächlich aus öffentlicher Beschaffung und Kostenmanagement. Sie werden nicht als direkte Regeln für einen privaten Spezialistenmarkt dargestellt. Der Artikel nutzt nur Grundsätze, die sie tatsächlich stützen: klare Anforderungen, Ergebnisorientierung, offene Annahmen und Risiken, vergleichbare Preisinformationen und Qualitätsbewertung anhand weiterer Kriterien neben dem Preis.